Un sistema propio, con la arquitectura que el software del giro usa para operaciones de cocina central: catálogo, precios, pedidos, surtido, recepción y menú en un solo lugar, con registro de cada movimiento. Construido sobre su operación real, en dos meses.
Antes de proponer nada, cruzamos los cuatro archivos que nos compartieron. Cuatro hallazgos, todos medibles — y todos síntomas de la misma causa: no existe una sola fuente de verdad.
EL DETALLE COMPLETO
Cada cifra viene del diagnóstico técnico que acompaña esta propuesta y se puede reproducir con sus propios archivos abiertos.
Una bodega central que compra, consolida y surte a sus propios comedores es lo que la industria del foodservice llama operación de cocina central (central kitchen o commissary): el comedor pide como cliente interno y el CEDIS despacha como distribuidor, con confirmación de recepción y rastreo de diferencias. Los problemas que hoy enfrentan — catálogos divergentes, precios desactualizados, pedidos sin registro, diferencias que no se pueden probar — son exactamente los que esa arquitectura existe para resolver.
Lo que proponemos es construir esa arquitectura a la medida de su operación: un sistema central de seis módulos donde catálogo, precios, pedidos, surtido, recepción y menú viven juntos y hablan el mismo idioma — montado sobre sus archivos reales, no desde cero.
En concreto: se abre desde el navegador, en computadora o teléfono, sin instalar nada, y cada quien ve lo suyo — el gerente pide y ve el estado de su pedido · el CEDIS surte y genera las hojas de carga · quien recibe registra contra esa hoja desde un teléfono · compras ve el concentrado, los costos reales y qué pide cada comedor a cada proveedor · Dirección ve todo. Como capacidad adicional, el sistema también se puede usar escribiéndole desde Claude o ChatGPT (módulo 6).
Las cuentas donde vive se contratan a nombre de Sistemas de Alimentación; el código y los datos son suyos desde el día uno, sin licencias por usuario.
SOBRE EL BLINDAJE DE LA INFORMACIÓN
Hoy la operación viaja en archivos que se van con la gente — y la rotación de gerentes es alta. Con el sistema, la información vive adentro: cada usuario ve solo lo que le corresponde, incluidos los precios, los accesos se dan y se quitan al momento, y queda registro de quién consultó y capturó qué.
Cada módulo nombra el problema que resuelve, la práctica del giro que aplica — con su nombre correcto — y las funcionalidades que su equipo podrá usar desde el día en que se entrega.
El problema
Dos catálogos que no comparten llave y un 92% de precios desactualizados. Sin esto resuelto, nada se puede conciliar.
La práctica del giro
Todo sistema de foodservice arranca por los datos maestros y el order guide — el catálogo pre-aprobado por unidad, con proveedor y precio pactado. Se construye primero porque los demás módulos heredan lo que aquí esté mal: un error en el catálogo se propaga a pedidos, costos y conciliaciones.
Funcionalidades
El problema
El pedido al CEDIS depende de un correo y el pedido a proveedores viaja en fotos por WhatsApp — sin registro, sin corte que se cumpla y sin que compras vea qué se pidió.
La práctica del giro
La industria agrupa requisición, orden de compra y corte en un solo ciclo — purchase-to-pay, de la compra al pago — porque cada eslabón valida al anterior: sin orden formal no hay contra qué recibir, y sin hora de corte (cut-off) no hay ruta de entrega que se pueda planear.
Funcionalidades
El problema
Entre el CEDIS y el comedor nada deja registro — el punto que su propia revisión interna identificó como el de mayor concentración de hallazgos.
La práctica del giro
El software del sector tiene un módulo con nombre propio para operaciones como la suya — central kitchen o commissary: una bodega central que surte a sus propias unidades, con despacho, confirmación de recepción y rastreo de diferencias. El comedor se trata como cliente interno y el CEDIS como distribuidor.
Funcionalidades
El problema
Las diferencias se intuyen pero no se pueden probar, y cada indicador — el precio del jitomate en el año, el pareto de compra — toma horas de trabajo manual.
La práctica del giro
La conciliación de tres vías (three-way match) es el estándar contable mundial — ninguna factura se paga si no coincide con la orden y con la recepción — y existe precisamente para cortar los acuerdos entre proveedor y quien recibe. Los indicadores son los del sector: OTIF (entregas a tiempo y completas), Pareto de compra (el ~20% de productos donde vive el 80% del gasto) y variación de precio contra lo pactado.
Funcionalidades
El problema
580 preparaciones sin receta ni costo, porciones a criterio de cada cocina, y 50,000 comensales diarios que no dejan registro de qué se sirvió ni qué sobró.
La práctica del giro
La ingeniería de menú costea cada platillo con el rendimiento real del insumo — lo comprado no es lo comestible, y costear con el precio del kilo subestima siempre — y compara el costo real contra el teórico de cada unidad: la métrica con la que el sector detecta merma y robo. Los mejores operadores mantienen esa diferencia por debajo del 1%; por encima del 5% señala un problema sistémico.
Funcionalidades
Qué es
El sistema no depende de esto — funciona completo desde sus pantallas. Y como su equipo ya trabaja en el chat todos los días, queda conectado para usarlo escribiendo en lenguaje natural:
La regla de oro
La inteligencia propone y una persona dispone. Los números salen siempre de la base de datos — nunca los inventa el modelo.
SOBRE SUS SISTEMAS ACTUALES
El sistema se conecta con las herramientas que ya usan. Durante el primer mes verificamos qué puede compartir cada uno — el de la bodega (UXBI) y el contable (CONTPAQ) — y conectamos lo que sea viable, por ejemplo que las entradas de bodega actualicen el último costo sin capturar dos veces. El sistema opera completo por sí mismo; cada conexión que se logre elimina una captura doble.
Es la pregunta correcta, y la respuesta es directa: esta fase lo ataca de frente, en el orden que funciona — primero el registro; sobre él, la conciliación. Una alerta sin registro que la respalde es una sospecha más; con los tres registros, es un hecho.
Las órdenes a proveedores salen del sistema, no del chat del gerente. El arreglo de palabra — "pido 70, entrégame 55" — se queda sin canal: compras sabe qué debe llegar y cuándo, y la recepción lo confirma contra ese registro.
Pedido, surtido, carga y recepción registrados; todo valuado al último costo — el sobrecosto de 18.2% desaparece de raíz y cobrar un precio distinto al pactado se vuelve visible. Las excepciones existen, pero quedan firmadas.
La conciliación de tres vías y las señales marcan lo que se repite: el mismo producto, el mismo punto, la misma ruta. Y con recetas y consumo, se habilita el costo real contra el teórico por comedor — la métrica con la que esta industria detecta la merma y el robo.
LO DECIMOS DE FRENTE
El sistema produce la evidencia; la consecuencia es una decisión de la empresa. Nuestro trabajo es que, cuando esa decisión se tome, los números estén completos y no se puedan discutir.
Cuatro entregas en dos meses. Cada dos semanas su equipo recibe algo funcionando — no un avance en papel — y lo que se aprende de usarlo ajusta el siguiente sprint.
El catálogo se depura con quien conoce los productos y el pedido arranca con un comedor piloto antes de extenderse. Nada se lanza a once comedores sin haberse probado en uno.
Un sistema que exige manual está mal diseñado. Pedir toma dos minutos y las pantallas muestran lo que cada quien necesita — nada más.
Cuentas a nombre de su empresa, código y datos de su propiedad, sin licencias por usuario. Desde la entrega, un plan de soporte mantiene el sistema evolucionando: mejoras, ajustes y corrección de errores.
AL CIERRE DE LOS DOS MESES
Queda funcionando: un catálogo único con precios que se actualizan en automático, pedido digital con corte que se cumple, concentrado automático, órdenes de compra centralizadas, surtido y recepción con registro, conciliación con señales e indicadores, y el menú con costo por porción — todo consultable también desde Claude y ChatGPT. La zona ciega de cientos de miles de pesos por semana se vuelve un registro que se puede auditar.
$85,000 MXN / mes + IVA
Dos mensualidades — $170,000 en total, la primera al arranque del primer sprint. Cubre el desarrollo de los seis módulos, la verificación y conexión con sus sistemas actuales, las sesiones de catálogo y recetario con su equipo, la migración de sus formatos y la capacitación de quien opera.
$5,000 MXN / mes + IVA
Desde la entrega: soporte técnico del sistema — mejoras a lo construido, ajustes de la operación diaria y corrección de errores. Sin este soporte el sistema sigue siendo suyo y sigue funcionando; con él, sigue evolucionando.
SOBRE LOS COSTOS DE INFRAESTRUCTURA
Las dos cuentas se contratan a nombre de Sistemas de Alimentación — alrededor de $45 USD al mes en total (~$850 MXN). El costo se traslada tal cual, sin intermediarios. Es el único costo recurrente de infraestructura, no cobra por número de usuarios, y escala solo si la operación crece.
Revisamos juntos el diagnóstico y esta propuesta, cerramos las preguntas abiertas — el comedor piloto, la persona del catálogo, el horario de corte oficial — y agendamos el arranque del primer sprint.
