El arranque acotado del Sistema de Gestión de Abasto: montamos su operación de CEDIS tal como trabaja hoy —entradas, existencias y salidas, con recepción y surtido registrados— sobre una base de catálogo y precios reales. Dos módulos, dos meses. La centralización y el resto del sistema se suman después, sobre esa misma base.
Antes de proponer nada, cruzamos los cuatro archivos que nos compartieron. Cuatro hallazgos, todos medibles — y todos síntomas de la misma causa: no existe una sola fuente de verdad.
EL DETALLE COMPLETO
Cada cifra viene del diagnóstico técnico que acompaña esta propuesta y se puede reproducir con sus propios archivos abiertos.
Una bodega central que recibe, resguarda y surte a sus propios comedores es lo que la industria del foodservice llama operación de cocina central (central kitchen o commissary): el CEDIS recibe de proveedores, controla existencias y despacha a cada comedor como distribuidor interno, con confirmación de recepción y rastreo de diferencias.
En vez de arrancar centralizando toda la compra, arrancamos por el corazón de su operación: el almacén del CEDIS — entradas, existencias y salidas — montado sobre una base de catálogo y precios reales. Esa base queda instalada, su operación de CEDIS queda registrada de punta a punta, y sobre ella se suman después la centralización de pedidos y el resto del sistema.
Se abre desde el navegador, en computadora o teléfono, sin instalar nada, y cada quien ve lo suyo — el CEDIS recibe, controla su inventario y surte · quien recibe en el comedor confirma desde un teléfono · compras y Dirección ven el movimiento y los costos reales.
Las cuentas donde vive se contratan a nombre de Sistemas de Alimentación; el código y los datos son suyos desde el día uno, sin licencias por usuario.
SOBRE EL BLINDAJE DE LA INFORMACIÓN
Hoy la operación viaja en archivos que se van con la gente — y la rotación de gerentes es alta. Con el sistema, la información vive adentro: cada usuario ve solo lo que le corresponde, incluidos los precios, los accesos se dan y se quitan al momento, y queda registro de quién consultó y capturó qué.
El arranque son dos módulos: la base de catálogo y precios sobre la que todo se apoya, y el almacén del CEDIS operando de punta a punta. Cada uno nombra el problema que resuelve, la práctica del giro que aplica — con su nombre correcto — y las funcionalidades que su equipo podrá usar desde el día en que se entrega.
El problema
Dos catálogos que no comparten llave y un 92% de precios desactualizados. Sin esto resuelto, nada se puede conciliar.
La práctica del giro
Todo sistema de foodservice arranca por los datos maestros y el order guide — el catálogo pre-aprobado por unidad, con proveedor y precio pactado. Se construye primero porque los demás módulos heredan lo que aquí esté mal: un error en el catálogo se propaga a pedidos, costos y conciliaciones.
Funcionalidades
El problema
Entre el proveedor, el CEDIS y el comedor nada deja registro — el punto que su propia revisión interna identificó como el de mayor concentración de hallazgos. Hoy no hay existencia confiable ni rastro claro de qué entró y qué salió.
La práctica del giro
El software del sector tiene un módulo con nombre propio para operaciones como la suya — central kitchen o commissary: una bodega central que recibe, controla su inventario y surte a sus propias unidades, con entradas, existencias y salidas registradas y confirmación de recepción. El comedor se trata como cliente interno y el CEDIS como distribuidor.
Funcionalidades
LO QUE SE SUMA DESPUÉS, SOBRE ESTA BASE
El arranque deja instalada la base y el CEDIS registrado de punta a punta. Sobre eso se construyen, en fases siguientes y por decisión conjunta:
SOBRE SUS SISTEMAS ACTUALES
El sistema se conecta con las herramientas que ya usan. Durante el primer mes verificamos qué puede compartir cada uno — el de la bodega (UXBI) y el contable (CONTPAQ) — y conectamos lo que sea viable, por ejemplo que las entradas de bodega actualicen el último costo sin capturar dos veces. El sistema opera completo por sí mismo; cada conexión que se logre elimina una captura doble.
Es la pregunta correcta, y la respuesta es honesta: este arranque pone el registro — la mitad sin la cual la otra no existe. Una alerta sin registro que la respalde es una sospecha; con las entradas, las existencias y las salidas registradas, se vuelve un hecho comprobable. La conciliación fina llega en la fase siguiente, ya sobre estos datos.
Entrada, existencia y salida registradas por producto, con quién y cuándo; todo valuado al último costo real. El faltante deja de discutirse de palabra: se ve de dónde salió y contra qué se recibió.
Se sabe qué hay en el CEDIS, qué entró de cada proveedor y qué se surtió a cada comedor. Cuadrar lo recibido contra lo despachado se vuelve inmediato, no un día de trabajo manual.
Con la base montada, la fase siguiente suma la conciliación de tres vías y el costo real contra el teórico por comedor — la métrica con la que esta industria detecta la merma y el robo. Sin este registro, esa conciliación no tendría contra qué correr.
LO DECIMOS DE FRENTE
El sistema produce la evidencia; la consecuencia es una decisión de la empresa. Este arranque construye el registro con el que, cuando esa decisión se tome, los números estén completos y no se puedan discutir.
Cuatro entregas en dos meses. Cada dos semanas su equipo recibe algo funcionando — no un avance en papel — y lo que se aprende de usarlo ajusta el siguiente sprint.
El catálogo se depura con quien conoce los productos, y el surtido y la recepción arrancan con un comedor piloto antes de extenderse. Nada se lanza a todos los comedores sin haberse probado en uno.
Un sistema que exige manual está mal diseñado. Pedir toma dos minutos y las pantallas muestran lo que cada quien necesita — nada más.
Cuentas a nombre de su empresa, código y datos de su propiedad, sin licencias por usuario. Desde la entrega, un plan de soporte mantiene el sistema evolucionando: mejoras, ajustes y corrección de errores.
AL CIERRE DE LOS DOS MESES
Queda funcionando: un catálogo único con precios que se actualizan solos, y el almacén del CEDIS registrado de punta a punta — entradas de proveedores, existencias en tiempo real y salidas a cada comedor con recepción confirmada. La base queda montada para sumar, cuando lo decidan, la centralización de pedidos y el resto del sistema.
$70,000 MXN / mes + IVA
Dos mensualidades — $140,000 en total, la primera al arranque del primer sprint. Precio de arranque para esta fase acotada: el primer mes deja algo funcional y el segundo es para probarlo a fondo sobre la operación real. Cubre el desarrollo de los dos módulos —catálogo base y almacén del CEDIS—, la verificación y conexión con sus sistemas actuales, las sesiones de catálogo con su equipo, la migración de sus formatos y la capacitación de quien opera.
$5,000 MXN / mes + IVA
Desde la entrega: soporte técnico del sistema — mejoras a lo construido, ajustes de la operación diaria y corrección de errores. Sin este soporte el sistema sigue siendo suyo y sigue funcionando; con él, sigue evolucionando.
SOBRE LOS COSTOS DE INFRAESTRUCTURA
Las dos cuentas se contratan a nombre de Sistemas de Alimentación — alrededor de $45 USD al mes en total (~$850 MXN). El costo se traslada tal cual, sin intermediarios. Es el único costo recurrente de infraestructura, no cobra por número de usuarios, y escala solo si la operación crece.
Revisamos juntos el diagnóstico y este arranque, cerramos las preguntas abiertas — el comedor piloto, la persona del catálogo y el responsable del CEDIS — y agendamos el arranque del primer sprint.
